第一条 为了贯彻《中华人民共和国档案法》和国务院《基金会管理条例》，保证基金会档案管理工作规范化、制度化，保障基金会的合法权益，促使基金会各项工作得以顺利开展，制定本办法。

第二条 归档范围

档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要包括：

一、上级主管部门的文件材料

1、上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

2、上级主管部门颁发的要求基金会执行的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

3、领导视察、检查本基金会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

二、基金会的文件材料

1、基金会召开理事会、理事会办公会、表彰大会的会议文件，以及各种声像材料；

2、基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

3、基金会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

4、基金会的请示与上级部门的批复文件；

5、基金会年检、考核、评先材料；

6、基金会统计报表和统计分析资料；

7、基金会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；

8、基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

9、基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

10、基金会历届理事会名册及志愿者名册；

11、基金会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

12、基金会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

13、其他具有保存价值的文件材料。

第三条 基金会每年所开展的各项工作及重要活动，在工作和活动结束后，按照归档的要求，应及时将各类资料集中整理后移交基金会秘书处。

第四条 基金会档案管理工作由秘书长或由其授权副秘书长负责，基金会办公室应配备专（兼）职档案员。档案工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。

第五条 归档及借阅

1、归档的文件材料要完整、准确；

2、办好交接手续，填写移交单；

3、借阅档案要办理手续，及时归还。

第六条 建立基金会专家顾问库、志愿者库等数据库，利用基金会网页及时向公众传递各种活动信息及相关资料。

第七条 基金会档案管理工作接受安徽理工大学档案馆的指导，并参照《安徽理工大学档案管理办法》执行。

第八条 本办法经基金会理事会通过后生效。

第九条 本办法由基金会理事会负责解释。

 

 

 

                                      安徽理工大学教育发展基金会

                                            2017年3月5日